Toposcope recrute un Assistant administratif F/H - Lyon (69) - CDI


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Type : 
Emploi
RESUME DU POSTE
Toposcope, scop d'urbanisme, d'espace public, concertation et architecture de 3 associés-salariés et 6 personnes en tout, recherche un assistant(e) administratif(ve).
Volume horaire : 12 h, à répartir en 3 demi-journées sur la semaine (jours à discuter selon convenance).
 
Lieu d’exercice : LYON 2
Rattachement hiérarchique : les trois associés de Toposcope en fonction des tâches (cf. tableau de répartition des tâches – entreprise en co-gestion)
MISSIONS ET PROFIL
DESCRIPTION DU POSTE
 
FINALITE DU POSTE
 
Sous la responsabilité des associés, l’assistant(e) assurera la gestion et le suivi des dossiers administratifs de la coopérative.
Il/elle sera en relation avec les collectivités publiques, les partenaires, les organismes publics et les fournisseurs.
 
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
 
  • Accueillir au téléphone, prendre les messages
  • Gérer les relations fournisseurs, commander les fournitures
  • Procéder au rapprochement de factures, au règlement des fournisseurs (dont caisses et impôts), au suivi des encaissements et à la relance pour le règlement des factures
  • Etablir des factures,
  • Effectuer les démarches administratives en lien avec le statut de l’entreprise (Scop) et son identité (Greffe, etc)
  • Préparer des pièces comptables à destination de l’expert-comptable
  • Mettre à jour les tableaux de bord de l’entreprise
  • Tenir à jour le registre du personnel et le registre des AG
  • Gestion du personnel : suivi des absences, visites médicales, compilation des plans de charge
  • Actualiser les outils de suivi d'activité de la coopérative (tableaux de bord commerciaux, tableaux de bord financier…)
 
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
 
COMPETENCES TECHNIQUES
  • Procédure d’appels d’offres (non indispensable mais apprécié)
  • Code des marchés publics (non indispensable mais apprécié)
  • Logiciels : Indesign non indispensable mais apprécié, bonne connaissance d’Excel nécessaire
COMPETENCES TRANSVERSES
  • Eléments de base en gestion comptable et administrative
  • Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire
  • Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
  • Outils de communication (Internet, messagerie, ...)
  • Connaissances de la branche d’activité (non indispensable mais apprécié)
QUALITES PROFESSIONNELLES
  • Organisée
  • Rigoureuse
  • Autonome
  • Capacité de communication
  • Travail en équipe
  •  
QUALIFICATION/EXPERIENCE/REMUNERATION
 
CERTIFICATIONS
  • Niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, gestion
EXPERIENCE
2/3 années d’expérience, idéalement dans le même secteur d’activités ou en Scop
 
REMUNERATION
560 € bruts par mois pour 12 heures hebdo en trois demi-journées deux jours différents de la semaine (jours et horaires négociables)
 
MISSIONS
Accueillir au téléphone, prendre les messages et fixer les rendez-vous
Rédiger et mettre en forme des documents, des courriers
Gérer les relations fournisseurs, commander les fournitures
Procéder au rapprochement de factures et au règlement des fournisseurs (dont caisses et impôts)
Etablir les notes d’honoraire, effectuer le suivi et la relance
Préparer des pièces comptables à destination de l’expert-comptable
Mettre à jour les supports de communication (dossier de référence, dossier technique, carte de vœux, dossiers de communication, plaquette…)
Organiser les réunions d’AG, les réunions du personnel et les réunions internes
Gestion du personnel : suivi des absences, visites médicales
Actualiser les outils de suivi d'activité de la coopérative (tableaux de bord commerciaux, tableaux de bord financier…)
 
SAVOIR-FAIRE (COMPETENCES TECHNIQUES LOGICIELS MAITRISES, ETC.)
Modalités d'accueil
Eléments de base en gestion comptable et administrative
Maîtrise de l’orthographe et des règles de grammaire
Procédure d’appels d’offres
Code des marchés publics
Logiciel bureautique : Pack Office
Indesign
Outils de communication (Internet, messagerie, ...)
 
SAVOIRS COMPORTEMENTAUX
Organisé
Rigoureux
Autonome
Capacité de communication
Travail en équipe
 
QUALIFICATION/ FORMATION / REMUNERATION
Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, gestion
2 à 3 années d’expérience
 
DISPONIBILITE
Début janvier
 
CONTACT POUR POSTULER
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06 01 49 29 82

A propos de l'auteur

Agence TOPOSCOPE

SCOP d'urbanisme, architecture et d'espace public

Coordonnées

81 rue de la république
69002 Lyon
Tél : 
04 26 17 63 47
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