l'IREPS Auvergne Rhône Alpes recrute un Assistant administratif F/H - Grenoble (38) - CDI


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Type : 
Emploi
RESUME DU POSTE
L'assistant(e) administratif(e) réalise de multiples activités d’accueil, d’information, d’administration, de gestion et de documentation contribuant au bon fonctionnement de la structure. Il/elle assiste la direction (déléguée territoriale), les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l’exercice de leurs missions.
MISSIONS ET PROFIL
ACTIVITES PRINCIPALES
 
Pôle administratif 
  • Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information
  • Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents
  • Enregistrer et gérer le courrier, arrivée et départ
  • Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...)
  • Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale (variables de salaire, suivi congés, planning équipe)
  • Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives
  • Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS
 
Comptabilité
  • Etablir et enregistrer des devis et factures d’interventions, prestations
  • Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais
  • Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures clients
  • Vérifier les relevés de compte
 
Appui au travail de l’équipe
  • Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel)
  • Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation
  • Traiter et mettre en forme des données statistiques portant sur l’activité des structures accompagnées par la délégation
  • Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe :
    • Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, …
    • Gestion des inscriptions liées à l’activité de formation de l’IREPS (fiches d’émargement, dossier des participants, envoi de confirmation, réalisation et envoi d’attestations de présence, …).
    • Réservation de salles
    • Recueil des devis des fournisseurs
    • Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant)
    • Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données
  • Actualiser les informations sur le site de la délégation
  • Gérer les emprunts du centre de documentation et saisir les nouveaux ouvrages acquis
  • Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …)
PROFIL SOUHAITE
Formations et diplômes requis
  • BAC STT ou STG / BAC+2 Assistant de manager ou de gestion
  • Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire exigée.
Savoir
  • Maîtriser les outils de bureautique et de navigation sur internet
  • Connaître la culture et le fonctionnement associatif
  • Maîtriser les logiciels du pack office (Excel, Word, PowerPoint, Publisher)
  • Connaissance de Wordpress appréciée
Savoir -faire
  • Disposer de bonnes capacités rédactionnelles
  • Avoir le sens de l’organisation, du classement et de l’archivage
Savoir-être 
  • Disposer d’une bonne capacité d’écoute
  • Disposer d’une aisance relationnelle avec le sens de l’accueil
  • Faire preuve d’autonomie
  • Savoir s’organiser et gérer les priorités
  • Faire preuve de discrétion et de diplomatie
  • Faire preuve de réactivité, de rigueur, et d'adaptabilité
  • Respecter le secret professionnel et la confidentialité
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Poste en CDI, à temps partiel (80%)
Statut : non cadre
 
Rémunération : minimum de 1479,86 € brut/mois pour 80% d’un temps plein en référence au statut national des salariés des Ireps adopté par le CA de la FNES.
Lieu d’exercice : Délégation centre ressources illettrisme de l’Isère (poste basé à Grenoble).
 
Date de prise de fonctions : à partir du 13 mai 2019
Entretien avec les candidat(e)s présélectionné(e)s la semaine du 6 mai 2019
 
 
 
 
 
CONTACT POUR POSTULER
Transmettre par mail uniquement votre lettre de motivation et CV (format PDF) sous la référence « Assistante Adm IREPS ARA –Délégation CRI38 » avant le 29 avril 2019.
A l’attention d’Isabelle KRAFT, isabelle.kraft@ireps-ara.org.
 
Contact pour des précisions sur le poste :                   
Isabelle Kraft, déléguée territoriale du Centre ressources illettrisme de l’Isère
Mail : isabelle.kraft@ireps-ara.org / Tél. 04 76 40 16 00
 

A propos de l'auteur

IREPS Auvergne-Rhône-Alpes

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